Si bien los términos «automatización» y «transformación digital» a menudo se usan indistintamente, tienen significados diferentes.
La automatización implica aplicar tecnología para hacer que los procesos se ejecuten solos, haciendo que esos procesos sean más eficientes y aumentando la transparencia y las capacidades de generación de informes.
Mientras que la transformación digital requiere no solo hacer que los procesos existentes sean más eficientes, sino también que permitan desbloquear la generación de más valor agregado para los clientes.
En resumen, la automatización es un medio para un fin, y el fin deseado es la transformación digital.
Un proceso es cualquier conjunto de actividades que se realizan para lograr un objetivo organizacional específico. Un proceso puede abarcar varios departamentos, a menudo comienza con una acción o es disparado por alguna causa como un vencimiento. En la incorporación de empleados, por ejemplo, el sistema de recursos humanos podría desencadenar un conjunto de pasos de flujo de trabajo predefinidos para enviar un correo electrónico de bienvenida, configurar credenciales de seguridad y establecer detalles financieros en el sistema de liquidación de sueldos. La automatización de los pasos del flujo de trabajo en el proceso generalmente mejora la eficiencia y la precisión de cada paso.
Los procesos que se pueden automatizar aparecen en todas las áreas de una empresa, incluida la gestión, las operaciones, la cadena de suministro, los recursos humanos y el marketing. En general, las tareas que son de gran volumen, recurrentes, sensibles al tiempo, involucran a varias personas, necesitan cumplimiento y requieren registros de auditoría son buenas candidatas para la automatización.
Ejemplos concretos habituales de automatizaciones en los procesos de negocios:
- Programar y generar reportes e informes a una fecha determinada o con una periodicidad determinada.
- Programar la realización de asientos contables a una fecha determinada o con una periodicidad determinada
- Integrar información de diferentes aplicaciones o servicios mediante API y Recopilación de datos que se encuentran en Internet
- Estimar necesidades de insumos
- Controlar renovaciones y vencimientos periódicos
- Realizar conciliaciones automáticamente
- Recopilación de datos que se encuentran en Internet.
- Facturación automática de servicios periódicos
- Programar mantenimiento de instalaciones y vehículos
- Informar relevamientos e inspecciones directamente desde sitios remotos off line
- Generación automática de pedidos de reposición de stock
- Trazabilidad automática de cada caso
- Actualización automática de indicadores y emisión de alarmas cuando sea necesario
- Planificar y asegurar las comunicaciones internas
- Mantener informado a los clientes de los cambios de estado de sus casos y el estado actual de los mismos.
(Ver artículo relacionado: Las claves de la digitalización )
(Ver los artículos publicados)
La principal ventaja de la automatización de procesos de negocio consiste en sacar a los humanos de las tareas repetitivas ahorrando tiempo y reduciendo las tasas de error.
Cuantas más tareas repetitivas se automaticen, más tiempo disponible se generará a la gente para que se concentren en trabajos de mayor valor para el cliente.
La automatización también hace que los trabajos sean más humanos, capacitando a los empleados con nuevas capacidades y liberando tiempo para la creatividad y el pensamiento crítico.
Las organizaciones también obtienen transparencia en sus flujos de trabajo mejorando la gestión por procesos y la implantación de sistemas de gestión estandarizados como ISO o APIQ1/2.
Nuevos desafíos:
A medida que crece la automatización en el lugar de trabajo, las organizaciones necesitarán cada vez más habilidades blandas como la toma de decisiones, el aprendizaje y la creatividad.
El cambio radical ocurre cuando la automatización va más allá de una serie de iniciativas aisladas en un flujo de trabajo, remodelando la forma en que la empresa realiza el trabajo.
Para ello, los adoptantes de automatización exitosos están invirtiendo en programas efectivos de gestión de cambios y talentos que abordan las brechas de habilidades y permiten que los empleados de primera línea entiendan y adopten las nuevas tecnologías.
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